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231 la communication des documents papiers.
La veille :
C’est un « Processus continu et dynamique faisant l’objet d’une mise à disposition personnalisée et périodique de données ou d’information, renseignement, traitées selon une finalité propre au destinataire, faisant appel à une expertise en rapport avec le sujet ou la nature de l’information collectée ». (préciser la source)
Le processus continu inscrit la fonction de veille dans une durée, généralement fixée à l’avance, et qui ne peut être très courte.
Les informations recueillies au cours du processus de veille sont transmises périodiquement à leurs destinataires.
La prestation de veille n’est pas (ou très peu) généralisable à plusieurs destinataires il est fait selon des besoins préalable.
Le niveau de traitement peut-être différent selon les cas : simple fourniture d’informations brutes ou remise d’informations traitées.
L’organisme qui a recours à la veille cherche à anticiper sur un événement.
Pour une administration, un service public ou une collectivité élue la veille pourra être utilisée pour anticiper les réactions du public à telle ou telle prise de décision.
Les outils de la veille :- internet (sites, listes de diffusion…)
-Les banques de données (brevets, marques, entreprises, liens financiers…)
-le dépouillement régulier de la presse et des revues spécialisées, des catalogues, des notices techniques, des rapports annuels, des offres marketing.
-les colloques, la prestation de veille peut-être assurée en interne par un personnel dédié à la double compétence (champ professionnel concerné et méthodes et techniques de la veille).
L’accueil :
Il y a accueil des internes (agents de la région PACA) et externe même si la réservation de document est réservée aux premiers.
On peut répondre à certains types de questions : thématique, demande de plaquettes, questions sur l’institution, demande de cartes, demande d’aide de personnes qui veulent passer des concours, recherche pour exposé….
Françoise Bélier est la spécialiste de la thématique concours.
Ce service recense les statistiques de demande de l’accueil.
Exemple voir en annexe le tableau de bord mensuel de décembre 2011. Cependant, il faut relever que ce tableau est biaisé. En effet, il ne reflète pas tout les mouvements puisque tous les mouvements ne sont pas retranscris. Exemple : la consultation d’un document n’est pas notée si la personne n’a rien demandé, seules les demandes sont enregistrées. Seul leurs emprunts sont noté alors que les consultations des externes sont elles notées. De plus des documents du SDOC sont transmis à chaque service, ce que l’on peut voir par les listes de circulations. Ainsi on peut voir dans le tableau de bord mensuel décembre 2011 qu’il y a seulement 17 demandes alors qu’il y a 82 visites autonomes. Parfois ces documents sont voués a retourner au service documentation, parfois non. De plus des mails d’alertes sont envoyés aux agents.
L’espace concours
Dans les services proposés il y a un espace concours dans lequel on peut réviser les concours de la fonction publique, les livres n’étant empruntables que par les agents.
Le fond concours comprend notamment : des ouvrages thématiques, des ouvrages de culture général, de méthodologie, des annales, des ouvrages pour les épreuves écrites et orales, des spécifiques pour chaque type de concours…
L’espace lecture comprend quand à lui des revues spécialisées pour la préparation des concours et la presse quotidienne régionale et nationale.
La circulation de l’information.
a) De la documentation papier.
S’il n’y a pas impression des listes de circulation c’est que le périodique reste à la documentation.
Quand un document n’est pas à prêter on ne marque pas les références mais on tamponne
(à moins que ce sois le contraire).
Il faut cliquer sur imprimé mais pas dans le cas des lettres de la région, pour les documents qui ne sont pas empruntables.
On accroche sur chaque numéro le bordereau de circulation.
Celle-ci est un sous thème du périodique. Il s’agit des retours de circulation quand sa revient, c’est mis à l’accueil, à l’espace périodique.
Il faut cliquer sur les exemplaires en circulation pour enregistrer le retour puis sur la fin de circulation tout en vérifiant que la référence à bien était écrite avant de le mettre à l’accueil.
L’épuration des collections
Ce sont des périodiques non revenus, et ceux qui ne partent pas. Pour le délai de dépôt il est variable entre six mois et dix ans.
Il peut être perpétuel mais la perpétualité est remise en cause si par exemple un document est mis en ligne ou encore si on en a plus besoin.
Etudions maintenant la thématique table qui comporte notamment la sous thématique lecteur. Il s’agit de l’enregistrement de tout ce que les personnes reçoivent.
Il y a aussi une enquête de circulation chaque année pour savoir s’il souhaite renouveler leur lecture.
Enfin, il y a aussi les listes de circulation dans cette thématique.
On peut avoir à partir du nom d’une liste avoir les noms des personnes qui lisent ce document où encore sont censées le lire.
On peut créer une nouvelle liste quand une nouvelle revue où un nouvel exemplaire d’une revue arrive. On peut aussi ajouter ou supprimer ces listes.
Il est important de remplir une notice avant le Bulletinage.
b) De l’information dématérialisée.
L’abécédaire de l’ I DOC est : l’I-KIOSQUE, il s’agit de tous les périodiques que possède la documentation.
Quand on crée un titre de périodique, il faut voir l’OURS, petit pavé situé généralement au début du journal qui recense les noms et adresses de l'éditeur et de l'imprimeur, et le nom des collaborateurs ayant participé à la fabrication de l'imprimé. Il faut écrire l’article qui est une norme à la fin et entre parenthèse.
Quand on crée un titre on va dans la thématique périodique et on clique sur la sous thématique périodiques.
Puis il y a une nouvelle notice à remplir, il s’agit d’une note générale thématique, c’est la collection.
L’abonnement périodique est un marché, il faut passer par un prestataire sélectionné par la Région.
Les statuts de ces abonnements sont : à confirmer, à commander, émise, à bulletiner.
232 La communication en mode Web. Intranet.
L’évolution des moyens informatique :
De 86 à 92, le service n’était pas informatisé. L’indexation se faisait par fiches et un registre d’inventaire. En 92, il passe à l’informatique : un premier logiciel a été acquis en 1992. Mais compte tenu de la rapidité d’évolution des nouvelles technologies des nouvelles informations, notamment le WEB, il s’est rapidement observé obsolète.
En 2002 à l’arrivée de la nouvelle chef de service, une vaste consultation a permis d’acquérir et de paramétrer, et d’adapter un logiciel extrêmement puissant, fonctionnant en mode WEB qui permet la consultation instantanée du fond documentaire par tous les agents et élus de la Région, que ce soit sur site ou à distance. Les documentalistes sont spécialisés par domaine ou champ d’activité, et de compétences de la Région : formation, aménagements, urbanisme, économie, veille institutionnelle etc.….
Le logiciel fonctionne sur le principe de « push and pull » : le demandeur (agent, élu..) saisit dans le logiciel ses champs d’intérêt (domaines, géographique, etc.) et le système lui envoie périodiquement des « revues documentaires » incluant tant les documents indexés en interne que les indexations browsées sur le Web et les revues spécialisées en ligne auquel le service est abonné. Aujourd’hui, on peut constater une montée en qualification des agents du service, et une montée en qualité du système d’information global.
L’innovation concerne aussi la mise en place de l’OPENDATA.
Depuis le mois d’Août, une documentaliste a en charge le projet veille OPENDATA (ouverture des données publiques). C’est une obligation depuis peu pour les institutions de mettre à disposition leurs données publiques).
Parce que la Région a mis en place un chantier régional de l’ouverture des données publiques. Ça consiste à faire une revue de Presse et une VEILLE sur internet sur WEB INFO. Puis de rentrer dans la base, différents articles sélectionnés dans les périodiques.
Ensuite, il a été convenu, comme c’est un chantier assez stratégique, de créer un espace sur le PORTAIL, de créer un espace OPENDATA où serait centralisé toutes les informations concernant l’OPENDATA. Il y a déjà un espace institutionnel, un espace concours.
Il faut pour cela mettre les informations sur fichier EXEL en priorité parce que ça facilite les manipulations pour les utilisateurs et donc, il va y avoir une plate-forme qui va être créé par la Région et qui sera accessible aux publics externe.
C’est un grand chantier interne.
Actuellement, il y a eu la licence qui a été choisie, qui va être la « licence ouverte de l’Etat »
Ensuite, dans ce projet sur l’OPENDATA, il faut faire le recensement des données.
Actuellement, il y a un chef de projet, qui passe dans différent services pour faire le recensement des données. Le service prépare une maquette avec l’informaticien qui servira pour faire les extractions au niveau de la base et ceci doit-être fait d’ici le 15 mars et l’extraction de la base I-DOC avant le 30 mars, donc il y a urgence.
Le fichier maquette est fait à partir de thématiques données. Le service a choisi les champs intéressants pour les utilisateurs, une cinquantaine, et avec le groupe de quatre ou cinq personnes, les documentalistes vont partager leurs opinions là-dessus puis valider et ensuite on pourra faire les extractions. Le service doit mettre tous les documents sauf les revues de Presse à cause des droits d’auteurs. A mi- avril, la documentaliste doit clore l’espace OPENDATA.
Il y a différent espaces : espace institutionnel (ça c’est un espace que j’ai réalisé l’année dernière), le fond institutionnel qu’elle a en charge. Dans ce fond institutionnel qui est virtuel et physique, il y a 150 classeurs thématiques, qu’elle a fait numériser et que l’on peut trouver sans se déplacer.
On peut savoir combien investi la Région dans les nouvelles techniques à telle année. Ce qui sert notamment pour les chargés de mission. Elle a mis en ligne les schémas régionaux avec le PDF, ce qui permet d’imprimer de ton bureau sans venir à la documentation. Le prochain projet avec OPENDATA, est de faire remonter toutes les ressources concernant le fond institutionnel et tout le reste : articles, ouvrages, périodiques, magazine…
Le deuxième projet est la numérisation de la mandature actuelle qui a commencé en 2010, qui n’a pas été numérisé, donc à numérisée.
L’espace OPENDATA, ça va être un espace identique mais qui concerne que l’OPENDATA. Il y aura un champ thématique et un champ zonage par territoire.
Il y a trois veilles différentes et à chaque fois une revue de presse et une WED-INFO, donc je fais six revues : trois de presse et trois web-info
La revue de presse, est faite à partir d’un agrégateur de presse, il y a une sélection des quotidiens régionaux et nationaux.
3. Le stage et les activités culturelles
310 la partie gestion
J’ai tout d’abord travaillé sur les lettres de la Région (différents noms) les lettres de la Région où Michel Vauzelle parle aujourd’hui ainsi que certains élus qui représentent leur groupe.
J’ai en effet du les informatiser.
C’est Carole Nalbandian, déléguée à la gestion et à la circulation des périodiques, qui m’a expliqué le bulletinage : définition : (ensemble d’opérations techniques concernant la gestion des périodiques (notamment dans les bibliothèques et le service de documentation) : la réception et l’enregistrement des revues à leur arrivée ; le suivi des collections ; le suivi des réclamations auprès des fournisseurs ; l’historique des fournisseurs et de prix des abonnements ; des lettres de la Région. Gérés par informatique.
J’ai plus travaillé avec deux documentalistes dont je devais cataloguer les livres. Durant la première partie de mon stage, j’ai surtout travaillé sur la partie gestion.
J’ai travaillé sur le portail intranet c'est-à-dire le portail interne de la Région, et sur intranet, j’ai travaillé sur le portail documentaire « I-DOC »
Une fois que je suis sur I-DOC, je vais cliquer sur production pour accéder à la bibliothéconomie où il y a tous les thèmes et les sous thèmes sur lesquels, je peux travailler.
Pour la partie gestion.
Certaines personnes sont documentalistes et gestionnaires, ils cumulent deux fonctions ce qui montre la nécessité de polyvalence qu’il faut avoir lorsqu’on travaille dans une bibliothèque ou un centre de documentation.
Dans ces thèmes et sous thèmes Un documentaliste m’a expliqué comment travailler sur le thème périodiques et les sous thèmes suivant de ce périodique :
Bulletinage : enregistrement (électronique) des périodiques. Les périodiques s’est tout ce qu’il y a, une publication régulière où irrégulière. Les périodiques hebdomadaire, mensuel, semestriel, annuel, quotidien ou irrégulier, c’est tout ce qui paraît souvent.
Une fois que nous sommes dans le thème périodique, il faut cliquer sur Bulletinage puis écrire le titre de la revue et cliquer sur réception (la réception peut se faire bulletin par bulletin mais on peut également faire plusieurs bulletins d’un coup. Il faut vérifier le numéro de la revue et la date qui est ensuite à tamponner sur la revue (ce ne sera pas à faire pour les lettres de la région vue qu’elles ne devront pas sortir du centre de documentation.
Ensuite il faut cliquer sur impression, puis sur réception. Une fois que l’on a cliqué sur réception, il faut marquer la référence que l’on peut voir du numéro sur le bulletin, puis SDOC.
Quand il y a un double exemplaire d’une même revue, il faut enregistrer les deux.
Le document en trop est soit transmis à un autre service, soit mis à l’accueil.
Les notices sont faites par chaque spécialiste pour chaque spécialité lors du dépouillement.
Comment créer une notice ?
Il faut d’abord aller dans périodique, titre de périodique puis cliquer sur nouvelle notice. Il y faut remplir en priorité le titre, la date de première parution, l’éditeur, l’édition et la langue. La documentaliste complète les descripteurs et ne pas oublier d’enregistrer.
Ensuite il faut retourner sur périodique puis dans abonnement puis cliquer sur lieu abonnement puis sur nouvel abonnement puis y remplir le fournisseur (France Publication pour tous les périodiques) le statut (a confirmer, à commander, émise, soldée), la date de début et la date de fin d’abonnement. Puis il faut de nouveau aller dans la sous section titre de périodique pour y remplir son type et son titre. Il faut ensuite enregistrer à nouveau puis retourner à la notice de commande pour pouvoir changer le statut (de à confirmer à un autre). Il ne faut pas imprimer le bon de commande puis retourner à la notice de commande pour l’enregistrer. Enfin il faut retourner au menu puis aller dans la section bulletinage pour vérifier l’enregistrement.
320 la partie documentaliste
J’ai fait lors de mon stage du catalogage ou plutôt, comme le font les aides documentalistes du pré-catalogage. La fin du catalogage étant réservée aux documentalistes.
Les opérations de catalogage :
On y accède via
« Portail, production, bibliothéconomie, sous section com. ».
Sous section : document catalogue.
Vérifier par ISBN si l’ouvrage n’est pas dans la base.
Si l’ouvrage n’apparaît pas, voir si il y a une édition précédente en remplissant titre et type du document et éditeur, puis rechercher.
Cliquer sur notice, détaillé du dernier ouvrage pour la dupliquer.
Cliquer sur dupliquer, la notice qu’on peut maintenant modifier et enregistrer.
Modifier si nécessaire puis enregistrer si des choses ont changé (exemple ISBN)
Cliquer sur nouveau numéro de référence à noter sur la fiche indicative obtenue sur
ELECTRE.
Puis cliquer sur exemplaire et catalogage d’un exemplaire.
Une nouvelle page s’ouvre, nouvel exemplaire, noter portabilité et côte exemplaire
La côte de l’exemplaire, c’est une lettre symbole de la thématique puis un nombre à deux chiffres, symbole de la sous thématique (exemple 66 = ouvrage concours), puis parfois une lettre symbole de la matière.
La suite du numéro après le / numéro soit du code barre si c’est un nouveau numéro soit l’ancien numéro si pas de nouveauté, (plus les deux derniers chiffres de l’année de publication).
Puis remplir la localisation et le prix réel puis enregistrer.
On peut ensuite vérifier si tout est ok dans les différents sous titre comme édition et collection. A la fin il ne faut pas tout enregistrer mais cliquer sur formulaire de recherche ?
Comment créer un catalogage : cliquer sur nouvelle notice et remplir le type de document. Notice tirée (inspiré) d’une base de données : ELECTRE. On peut également s’aider de DECITRE, librairie en ligne.
Elle donne l’auteur et d’autres informations
Remplir titre auteur puis titre du document, puis enregistrer puis cliquer exemplaire, catalogage d’un nouvel exemplaire puis remplir la nouvelle page : nouvel exemplaire (CF ci-dessus)
Enregistrer puis cliquer sur l’icône « vue portail »
Nouvelle page, rajouter : année de l’édition puis nom de l’édition et lieu de l’édition puis cliquer sur ajouter pour que ces deux derniers trucs soient saisi.
Puis remplir le nombre de pages et finir par p.
Puis remplir la collection s’il y en a une et le numéro puis éventuellement mettre d’autres éléments en nôtre.
Ensuite remplir ISBN, le domaine et le sous domaine en (s’aidant de la côte pour ce dernier).
Ensuite remplir le descripteur lexique : préparation au concours administratif.
Enregistrer, cliquer sur vérifier la saisie. (Voir doc)
Marquer la référence de la notice, le code barre, le domaine et le sous domaine pour la documentaliste.
Le documentaliste remplit l’indexation puis le résumé.
Quand le document existe déjà mais qu’il y a une nouvelle édition d’une nouvelle année on peut dupliquer la notice du document et ainsi créer un nouvel exemplaire plus rapidement. Par contre, si l’exemplaire est déjà catalogué et qu’on en reçoit un double (édition de la même année) il suffit de créer un nouvel exemplaire.
Pour plus de détail sur le catalogue voir l’annexe: j’aime le catalogage.
330 l’accueil du public
340 un journée particulière : le SRADT au SILO
Pendant la durée de mon stage, j’ai été invité le 10 février 2012 au Silo à Marseille à la formule de synthèse de révision du SRADT (schéma régional d’aménagement durable du territoire) avant l’Etat faisait et fait encore (un peu) des directives territorial d’aménagement. (DTA)
Au départ dans la loi, les prescriptions d’usage des sols (urbanisme) s’imposent aux plans locaux d’urbanisme (PLU) puis vote en 2000 de la loi solidarité, renouvellement urbain. Il y a dans cette loi l’obligation d’avoir des PLU intercommunaux, 20% de logements sociaux, l’obligation aux régions de mettre en place le SRADT au dessus du PLU et du DTA à l’origine mais cela a était annulé par le sénat, le SRADT n’est plus prescriptif. Il s’agit donc d’un avis non obligatoire.
Nous voyons ici la révision du SRADT en 2006.
Déroulé de la réunion :
1) Introduction de Michel Vauzelle, président de la région PACA, discours très général avec peu de rapport avec le sujet en question sur la Méditerranée, les droits de l’homme, Renault qui délocalise au Maroc.
2) le point de vue de J.F Bigay du CESER (conseil économique et social régional environnemental). Il met l’accent sur le tourisme comme richesse.
3) Nous avons ensuite des exposés (voir programme en annexe).
- 4) Le point de vue du conseil scientifique (Laure Casanova et Jacques Garnier) qui affirme son indépendance par rapport aux élus.
- 5) Buffet à midi avec des discours de la vice présidente Cécile Helle et débats prévues, mais annulé par des flocons de neige (à Marseille).
Les acteurs : Vauzelle, quatre élus, et un journaliste animateur.
Le Public : cent vingt personnes dont cinquante de la région, dont quatre de la documentation. C’est filmé pour le site WEB « Ma région 2030 ».
350les activités culturelles : ex : un espace formation/culture concours. Les forums. Les journées portes ouvertes.
Ici, il n’y a pas d’activité culturelle. On n’est pas dans une bibliothèque.
Par contre il y a des forums, des journées de communication sur des sujets. Ils sont annoncés sur idoc
Enfin il y a un espace concours qui permet à tous de préparer des concours.
ConcluSion
Nous avons pu voir les spécificités du service documentation qui certes servent tout le monde, forment tout le monde. Mais la priorité c’est les agents du conseil régional qui sont les seuls à pouvoir emprunter.
Par contre il y a des similarités comme le fait que tout le monde peut y aller, consulter des documents, être informé par mail, être formés. L’OPENDATA avec la numérisation est aussi un grand chantier d’innovation commun.
Nous avons pu voir aussi qu’ils y font un travail d’équipe notamment dans leur formation entre eux et dans la formation envers les internes et les externes.
Désolé de ne pas mettre les photos et les annexes c'est trop lourd pour ce blog