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120les moyens humains et financiers.
Moyens humains
Le nombre d’agents affecté dans ce service a aujourd’hui considérablement augmenté, il atteint dix huit personnes dont :
-sept emplois de catégorie A
-quatre emplois de catégorie B
- sept emplois de catégorie C
En 2002, et en comparant la situation des premières années, il est à noter que sur ces dix huit personnes, onze sont titulaires et quatre sont stagiaires.
Aujourd’hui c’est un service de 25 personnes.
Moyens matériels et financiers
L’évolution du service ne se limite pas seulement aux effectifs, mais aussi à l’augmentation des moyens matériels et financiers qui lui sont alloués.
Le service a bénéficié d’un budget en augmentation constante de 1985 à 2002. Il est aujourd’hui d’environ 360 000 euros (voir en annexe la fiche analytique du budget de fonctionnement).
On peut observer 6 lignes dans ce budget.
Les quatre premières concernent le Conseil régional :
Abonnement externalisés : le partenaire est France Publications, il va gérer les périodiques externalisés. Le service documentation négocie indirectement par l’intermédiaire d’un prestataire qui présélectionne les périodiques.
Abonnements non externalisés : les éditeurs qui ne veulent pas passer par un prestataire et traiter directement avec le service documentation.
C’est un agent spécialisé qui est en charge des abonnements et des factures (voir l’organigramme du Service Documentation Régionale).
Ouvrages : il s’agit des achats d’ouvrages, d’un marché avec trois libraires. Bases de données supports numériques : il s’agit de toutes les bases de données numériques.
Les deux dernières lignes servent elles à prendre en charge les achats du CESER Conseil Economique, Social et Environnemental Régional) en ouvrages et en périodiques.
Le service documentation régionale ne peut dépasser les lignes de crédits qui lui sont accordés.
130les fonctions et la division du travail
Les métiers (documentalistes et leurs spécialités, comptable etc.)
Le service de documentation régional est séparé en deux entités :
1. Une entité documentation, accueil du public marginal, sert surtout d’information aux agents pour les aider à accomplir leur mission.
2. Une entitégestion
Présentation du portail documentaire i- doc sur ordinateur.
Espace institutionnel équivalent à l’espace physique même s’il n’y a pas tout. Exemple : il n’y a pas le magazine régional sur lequel j’ai du travaillé.
Il est classé par thématique et par mandature.
Il y a aussi l’espace concours, les liens utiles en voie d’amélioration, un futur espace étude…. une revue de presse par EUROPRESS.
Une documentaliste d’EUROPRESS prépare les revues de presse du service documentation régionale, qui nous les envoie par Mail et nous on les valide après avoir vérifié s’il n’y a pas de doublon, si l’article est pertinent ou pas ensuite elle corrige et elle nous la renvoie. Nous, nous avons un regard de vérification et de validation. EUROPRESS est un Agrégateur (société de service qui gère les accès en ligne aux articles publiés dans différentes revues électroniques, revues éditées par différents éditeurs) de Presse, il paie à notre place et sélectionne l’article.
On paye les droits d’auteurs, et chaque fois qu’on ouvre un article
Des notices d’articles d’EUROPRESS sont transmises aux abonnés ; on garde ce qui est analytique, ce qui n’est pas factuel.
« Le centre de documentation est une suite d’étapes diverses et variées ».
A réception et après vérification de la commande, le nouveau document doit être inventorié.
Les numéros de périodiques sont bulletinés informatiquement sur un fichier Kardex.
Le bulletinage est très utile pour suivre les abonnements en cours, surveiller d’éventuels « manque » dans la collection, et relancer l’éditeur.
Le document doit ensuite être estampillé, c'est-à-dire tamponné du cachet du service : ceci indique la propriété du document et permet aux utilisateurs et aux éventuels emprunteurs de reconnaître sa provenance.
Le document doit être catalogué, indexé et analysé. Opérations du traitement intellectuel, elles sont facilitées et optimisées par informatique.
-Puis vient le catalogage
Les fonctions (accueil, net, web)
Les objectifs du service documentation sont assignés par la direction de la Région.
La mission centrale d’un service documentation consiste à fournir dans les meilleurs délais et au meilleur coût l’information fiable et précise ou les documents dont ont besoin ses utilisateurs.
Le service de documentation régionale est un service commun de documentation(SCD) (voir cour sur le cereq)
Il a tendance à passer du centre de documentation ou du centre d’information.
Le Service Documentation Régionale dépouille comme tous les autres Service Commun de Documentation, la presse et internet. L’emprunt est réservé aux agents du conseil Régional.
La fonction du documentaliste, il fait après la récolte de l’information, il s’agit du traitement, du développement des moyens de faire connaître au mieux cette information.
Les missions sont de gérer l’information : assurer l’interface entre les utilisateurs et les sources d’information, en analysant leurs besoins en recherchant l’information appropriée, en la conditionnant et en la fournissant selon des modalités prédéfinies (services ou produits).
Alimenter les utilisateurs en informations sélectionnées et traitées, en vue de les alerter sur les évolutions de leur environnement et de les aider dans leur prise de décision.
Les activités dominantes
Les documentalistes identifient, évaluent et cartographient les sources d’information et en assure le suivi. Ils assurent la collecte, gère et exploite un flux d’information et de documents par des techniques, documentaires ou non, appropriées, reçoivent les demandes documentaires. Ils sélectionnent et traitent l’information quel qu’en soit le support. Ils assurent une veille informative, sur les documents papier et numérique, sur les thèmes de veille définis avec les utilisateurs. Ils élaborent une gamme de produit ou de services répondant au besoin d’accès à l’information des utilisateurs, recherchent les sources, vont le acquérir pour les stocker ou les prêter voir les diffuser à d’autres services. Ils font à partir du document et avec l’aide d’outils de recherches que nous développerons plus tard l’indexation (qui consiste à repérer dans celui-ci certains mots ou expressions particulièrement significatifs), la description bibliographique et l’analyse documentaire.
Ils encadrent et aide à la formation de l’équipe et notamment des aides documentalistes et développent le réseau de ressources documentaires : relation avec les centres de documentation par domaines de compétences, les centres de documentation régionaux et dans notre cas les liens avec les autres services du Conseil Régional.
Dans ce service ce sont eux qui font en alternance l’accueil car ils veulent que la personne interrogée ait le maximum d’information possible.
A l’accueil de la région ils enregistrent notamment les retours. Pour enregistrer un retour ou le prolonger, il faut aller dans la partie professionnelle de la bibliothéconomie puis dans doc puis dans réservation ou dans prolongation. Il faut ensuite cliquer sur le nom de la personne pour enregistrer ce retour ou le prolonger.
La WEB INFO. Un article les intéresse. Ils font un copié, coller et vont ensuite dans Reader sur Google. Les documentalistes s’en servent de plus en plus parce qu’ainsi ils sont informés tous les jours par rapport aux sources que l’on a sélectionnées ce qui fait gagner du temps.
L’une des documentalistes vérifie que le portail fonctionne et a en charge 2 projets: l’un dont elle assure le suivi : un annuaire de site internet dont elle assure le suivi du projet, l’autre un projet de réévaluation des études régionales à régler d’ici le 27 mars. Elle gère ses deux projets avec l’aide du SCOP et du SAS.
L’aide documentaliste
Leurs missions : traitement physique des documents, assister les documentalistes dans les tâches matérielles ou répétitives de traitement de l’information et de mise à disposition des documents, mise en place et classement des documents, équipement et entretien matériel.
Leurs activités :
Assurer la réception des documents, enregistrement, circulation et rangement.
Assurer le traitement physique des documents.
Tenir à jour des collections et guides du service.
Orientation au sein de l’unité documentaire,
Tenue à jour des fichiers et répertoires,
Constitution de dossiers documentaires.
Dans la partie gestion de ce service il y a deux types de gestions. La partie gestionnaire financière ou on règle les abonnements et les factures et les commandes d’ouvrage. La partie gestion de l’information: chercher traiter diffuser, c’est aussi la gestion des prêts, des périodiques, des collections, du courrier.
Par exemple, comme nous le verrons le gestionnaire du budget a pour mission d’assurer le suivi du budget du service et de suivre les marchés en cours.
Les aides documentalistes font la réception du courrier, rédaction de notes diverses, comptes rendus, gestion des plannings.
Elles font des réponses aux demandes diverses : par téléphone, par courrier, par mail, la gestion des fournitures : repérage des fournitures manquantes.
FLASH INFO / VEILLE REGIONALE.
Les assistants documentalistes font le scan de tous les articles qui concerne la région pour les mettre dans la notice. Il faut aller dans espace pro puis dans article paca puis dans nouvelle notice. Puis remplir les mêmes choses que lors du catalogage plus le nom référent. Puis l’enregistrer dans le sous dossier de la documentaliste pour qui elles le font (documentalistes qui vont remplir les descripteurs) qui est lui-même dans le dossier GED, lui-même dans le dossier info-service, lui-même dans le dossier SDR, lui même dans le dossier service DPEDP. Puis elles doivent charger l’article et enregistrer la notice.
Une assistante documentaliste est aussi chargée de faire les commandes validées par le chef de service.
Le chef de service d’information documentaire et son rôle.
Elle dirige, coordonne et anime le service chargé de gérer les ressources documentaires du conseil régional, assure l’encadrement des agents et la coordination avec les autres services.
Ses activités.
Elle conçoit, élabore et met en œuvre la politique documentaire au service de l’institution, propose le projet de service, définit les moyens de sa mise en œuvre et organise son application, conçoit des projets de développement du service en fonction des besoins de l’institution. Elle surveille les innovations technologiques, sélectionne les outils et méthodes les mieux adaptées à la transmission de l’information, supervise le développement et veille à l’adaptation des produits et services d’information à destination des publics internes et externes, organise la cohérence des fonds documentaires avec les compétences et les besoins de l’institution. Elle coordonne les actions menées au sein de son équipe, supervise l’exécution des projets et les équipes qui y sont affectées, anime les ressources humaines de son service, participe au recrutement et à l’évaluation des agents, diagnostique et fait le choix des formations nécessaires au déroulement du projet de service, prépare, discute le budget et en suit l’exécution.
Elle rédige les cahiers des charges nécessaires au fonctionnement du service, suit l’exécution de ces marchés, organise la diffusion de l’information dans le strict respect du droit et de la légalité, développe les partenariats et l’interactivité avec les réseaux professionnels.
Le profil, les compétences et les connaissances
Il faut :
Une parfaite connaissance du domaine de l’information-documentation, de ses méthodes et de ses outils.
Une capacité à avoir une approche stratégique et globale des activités de son service.
Des compétences en gestion des ressources humaines.
Des connaissances juridiques sur l’information-documentation.
Une capacité à anticiper les évolutions du secteur de l’info-doc et du domaine de compétence des collectivités territoriales.
140 Les difficultés (partage du temps de travail, imprimantes, formation : transmission du savoir, la reconnaissance du service : la place dans l’intranet.
Les difficultés que j’ai pu répertorier sont les suivantes :
Un service informatisé, moderne mais des coupures d’électricité trop fréquentes.
Parfois la photocopieuse, le scanner tombe en panne, les imprimantes boguent ou encore on rencontre parfois des problèmes informatiques.
Il peut également y avoir des demandes nouvelles, une évolution du travail, ce qui peut parfois causé des problèmes à cause de manque d’information qui sont surtout due à un manque de temps, pour expliquer certaines choses.
Mais il ne faut pas exagérer, cependant la communication est plutôt bonne.
L’ambiance dans ce service est très bonne (espace cuisine pour le bien être du personnel).
Chacun fait ce qu’il peut, il y a beaucoup de travail parfois dû à de nouveaux projets : RGPP : révision générale des politiques public, décentralisation…
Il peut aussi avoir des difficultés quand on élabore un marché car, il faut penser à tout, ne rien oublier.
Il peut y avoir des problèmes de partage du travail.
Pourquoi n’y a-t-il pas de site internet du service documentaire?
Intranet et les listes de diffusion suffisent pour renseigner les agents.
Il y a d’ailleurs des rénovations de cet intranet, j’en ai été témoin, puisque j’ai pu assister à une réunion sur le nouvel intranet et sur son organisation.
Intranet étant le service interne de la Région (voir les annexes sur l’intranet)
La question d’accès par le grand public aux études, revues et bases de données via un portail web est en réflexion.
Quel était l’objet de cette réunion ?
Il n’y a pas beaucoup de nouveautés à part le nouveau logo et le nouvel organigramme mais le portail documentaire I-DOC pourrait être mis dans l’onglet « pratique » qualifié « de four tout » en effet c’est un espace qui est consacré au service. Il aurait été plus logique de la mettre dans l’onglet « mon intranet » même si l’on pourrait s’en accommoder en demandant plus de visibilité dans la page d’accueil (voir l’ancien intranet et le futur intranet en annexe).
La question en jeu c’est plus ce qu’on va mettre dans cet espace.
On pourrait aussi demander à être raccrocher aux sous onglets(le sous onglet déroule quand on clique sur l’onglet) archives si ceci sont organisés de manière alphabétique, ou d’être dans les trois premiers quand on clique sur Pratique.
L’un des problèmes de l’intrapaca pourrait être pour les blogues puisqu’ils n’ont pas renouveler Word Press.
2. La collecte, le traitement et la communication de l’information
210 La collecte de l’information.
La collecte c’est : emmagasiner de l’information et des documents. Avec l’évolution du métier on n’est plus accès sur l’information, les documents numériques, que sur le document, document papier.
La collecte se fait par plusieurs voies :
La première, la plus ancienne, c’est les achats d’ouvrages et les abonnements à des journaux, des périodiques …
On a ensuite la collecte sur internet, avec une collecte numérique qui passe aussi par un biais de commande quand les abonnements sont payants, mais il y a aussi des abonnements gratuits.
La collecte se fait aussi par la surveillance de sites gratuits par exemple ceux des ministères.
C’est là où tout se joue, c’est dans cette collecte où le métier commence à être différent, parce qu’elle est techniquement différente, et elle représente une forme d’information qui est exponentielle.
Donc, c’est les deux principaux canaux de collecte d’information.
Après, il y a la collecte de l’information qui elle est interne à la Région donc tout ce qui est documentation propre au conseil régional : les budgets et les comptes administratifs, les recueils…etc.
Ceci est de l’information qui est produite par le conseil Régional et que l’on doit, que l’on a obligation en tant que collectivités territoriales à communiquer.
Une Mairie, un Conseil Général et un Conseil Régional ont l’obligation de communiquer à tous les citoyens ce qu’ils ont voté, donc on collecte cette information institutionnelle, afin de pouvoir la mettre à disposition d’un citoyen lambda. C’est la collecte interne.
Pour la collecte, il y a aussi la récupération des études qui sont financées par le Conseil Régional.
Le conseil régional passe des marchés publics, il fait une étude par exemple sur le climat, les évolutions du climat sur les quinze prochaines années et leurs conséquences économiques et sociales.
A partir des résultats de ces études, les politiques régionales vont s’articuler, s’adapter.
Une nouvelle forme de collecte, un fond très intéressant à garder, payé et élaboré par le Conseil Régional.
La collecte se fait avant le catalogage.
La méthode d’acquisition passe par des marchés publicspour trouver les libraires qui seraient le plus susceptibles de fournir ce dont le service aura besoin. A la Région, il y a un marché avec trois librairies : l’Alinéa à Martigues, la librairie du Prado Paradis à Marseille et Maupetit.
On a aussi d’autres collectes d’information et des abonnements numériques, notamment, la Presse Numérique : le monde, le Figaro, Libération, la marseillaise, Var Matin, Nice Matin…. Tous ces journaux existent sous format numérique.
C’est un abonnement que l’on reçoit par boîte E- Mail (réception numérique)
Il y a cinq marchés. Ils sont faits à partir d’appels d’offres.
Il y a d’abord un agrégateur de presse qui donne accès à des bases de données de presse (à des dépêches de presses) par rapport à ce qu’on demande.
Puis il y a un gestionnaire d’abonnement qui fait la gestion des périodiques.
Ensuite il y a un marché pour les livre et les documents, trois librairies ont étés choisies : Maupetit, Prado paradis, l’alinéa. Il faut un bon de commande pour chaque livre, on peut faire une commande d’urgence mais en général on attend qu’il y en ait dix.
Par ailleurs on peut remarquer aussi l’abonnement à agence presse infostratégiques qui est géré par l’AEF (agences études formation). Ils collectent des informations dans des domaines spécialisés : 1. Education, formation, jeunesse. 2. Environnement, développement durable. 3. Urbanisme, aménagement, logement.
Enfin il ya a les abonnements AFP (Agence France Presse) qui sert à l’abonnement à une base de données nommée « service général d’informations presse » et des décisions cadres avec les éditeurs qui ont des exclusivités de diffusion.
Pour plus de détails sur les marchés voir le document ainsi nommé en annexe.
211 les différentes sources papier (journaux, revues, livres) numérique (abonnements, listes, la veille).
La Veille.
Au mot « veille » sont souvent associés différents adjectifs censés qualifier ce type de prestations. On parle ainsi couramment de « veille technologique », « veille concurrentielle », « veille scientifique », « veille sociale », « sociétale », « documentaire », « stratégique », « systématique », « thématique »…
L’expression veille « informationnelle » a le mérite de les rassembler.
221 les étapes du traitement : catalogage, bulletinage.
Il est essentiel car il permet la communication des documents. Le documentaliste est présent à chacune des étapes du traitement de l’information.
Qu’est ce que le traitement de l’information ?
« Pour le documentaliste, il s’agit de management de l’information, c'est-à-dire selon le dictionnaire de l’information, d’opérations principalement intellectuelles appliquées aux informations collectées ou au contenu des documents dans le cadre de la gestion de la formation en vue d’y apporter une valeur ajoutée ».
Il peut inclure une phase d’évaluation et de validation, des taches d’indexation ou de condensation ». (Gestion de l’information)
Après réception et vérification de la commande, le document doit être inventorié. Il s’agit du bulletinage, (il permet aussi de savoir à qui on envoie des documents.)
Le catalogage permet d’écrire le document à partir d’éléments extérieurs liés aux supports et à la forme. La notice établie par la documentaliste permet de l’identifier. Catalogage signifie : 1) Action de réaliser un catalogue.
2) Ensemble d’instruction, de règles, de normes… à observer pour la description des éléments extérieurs d’un document.
Cette description (titre, auteur, éditeur..) aboutit à la constitution d’une notice catalographique. L’ensemble des notices forme un catalogue.
Le catalogage comprend une gestion de l’espace, une gestion de lecteur, la possibilité de créer des notices d’articles et d’ouvrages, possibilité de gérer les périodiques et la notice de presse. Chaque vue de catalogage est adapté aux documents que l’on entre, que l’on capitalise. Les articles sont repérés puis scannés s’ils sont en papier. L’aide documentaliste remplit les champs suivant de la notice : titre de l’article, qualité auteur, date de l’article, nombre de pages, titre du périodique, référence notice périodique, date de parution.
Catalogage : on remplit certains champs complétés par la documentaliste.
Avec le bulletinage, il faut faire le pointage : recensement des numéros manquants. Quand il n’y a pas de date sur un document, il faut essayer de voir la date du dépôt légal (souvent sur l’OURS) où sur le document s’il n’y a pas d’ourse. A la fin il faut faire la reliure des exemplaires bulletinés c'est-à-dire mettre tous les exemplaires de la même année ensemble sauf quand il s’agit d’un nouveau titre.
222 Les outils (méthodologiques) : le thesaurus, les bases de données (ELECTRE, DECITRE)
Le catalogage, les descripteurs thésaurus
- Le catalogage comprend une opération d’indexation, il s’agit de donner les descripteurs du document, les descripteurs sont les mots clés du document. C’est la documentaliste qui remplit cette indexation, elle fait aussi le résumé du document puis ajoute le document à la fin. Pour faire l’indexation elle peut s’aider d’un thésaurus. « C'est-à-dire un langage documentaire organisé constitué de termes choisi et précisément défini et en même temps relié entre eux par des relations hiérarchiques » (gestion de l’information).
Le THESAURUS de la Région PACA (qui est fait par des membres du conseil général=> groupe THESAURUS INTERDOC) c’est un outil d’indexation commun à tous les services documentation des collectivités membre de l’association : Association des documentalistes, des collectivités territoriales INTERDOC. Le thésaurus est un répertoire organisé de termes sélectionnés et normalisés par l’analyse de contenu et le classement des documents d’informations, il sert à indexer des documents en permettant de résoudre des problèmes de synonymie lors de la description des documents.
Il compose trois parties en deux volumes :
La liste alphabétique comprend les descripteurs, suivis de l’indication de leur champ sémantique (SEM) et de leurs relations avec les autres termes, et les non descripteurs.
Les listes thématiques hiérarchisent les descripteurs par domaines (ou champs sémantiques, en thème et sous thème). Il s’agit des thèmes suivant dans l’ordre suivant : Administration, Aménagement, Collectivités Territoriales, Communication, Culture, Economie, Education, Environnement, Finances, Fonction Publique, Institutions Publiques, International, Social, Transports, Travail, Urbanisme.
L’index permuté présente les descripteurs dans l’ordre alphabétique de chacun des termes
Les constituant, décline tous les thermes qui ont un rapport avec un mot, peu utilisé (quand un mot ne vient pas aux documentalistes).
Les étapes du traitement ne sont pas toutes obligatoires. Il peut être utile de toute les faire mais cela n’est pas forcément nécessaire. Il faut agir selon les besoins de ceux qui viennent dans le centre de documentation (surtout des agents) tout en prenant en compte comme élément le manque de temps.
230 La communication
Passons à la valorisation, la communication. Le traitement va permettre la communication.
Pour la communication l’outil principal que l’on a à la fois pour traiter le document et le communiquer, c’est le portail I-DOC. Il permet de faire un travail de gestion et de documentation. Il faut savoir ce qu’il nous manque et éventuellement faire des réclamations. En faisant le catalogage on entre dans la partie production (documentation). On produit une plus value par rapport au document initial. La communication va se faire par plusieurs biais.
La première des communications c’est la mise en rayon des documents, et ainsi laisser la possibilité aux gens de venir au centre de documentation pour consulter les rayonnages, travailler sur place, emprunter des documents…
Ensuite, la communication va être plus numérique, c'est-à-dire que l’on va élaborer des revues de presses et on les envoie par Mails.
On fait ainsi des alertes internet.
A chaque fois que l’on rentre une information, la personne est abonnée à un sujet, on va alors lui envoyer toutes les informations sur ce thème.
Par exemple si le thème est sur les lycées, à chaque fois que l’on rentre une information sur un lycée, les agents qui se sont abonnés à ce sujet, vont recevoir une alerte qui leur fera passer l’information.
Il existe aussi d’autres types de communication : la présence a des forums ; le forum mondial de l’eau, on va communiquer par le biais du portail sur cette thématique là.
On communique aussi sur intranet.
Il y a aussi une communication physique, par exemple, le jour ou il y a le forum, un stand de documentation avec des Biblio papier, des ordinateurs pour faire des démonstrations de sites….
Dans le traitement de l’information, on traite les articles, les documents, les dossiers, les études…
Enregistrement du document dès la réception. Distribution à chaque documentaliste concerné par le sujet. Le document va être traité par l’aide documentaliste, qui va ensuite le transmettre à la documentalistes qui va finir le traitement intellectuel et ensuite toutes les opérations d’équipements, de classements et de transmissions aux personnes qui ont demander l’information en amonts. Il y a aussi le stockage dans la base et le stockage physique dans le rayonnage.
Qui collecte ?
Toutes les documentalistes, mais sur des sujet différents, cela fait partie de leur travail.