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Ce rapport rend compte d’un stage de vingt jours ouvrables dans le centre de documentation du conseil régional Provence-Alpes-Côte d’azur. Qu’est ce qu’un centre de documentation ? Selon l’Afnor (association française de normalisation), un centre de documentation est : « un organisme chargé pour des besoins spécifiques de collecter, traiter, et de diffuser des documents et des informations. Un centre de documentation n'est ni une bibliothèque, ni un centre d'archives, bien qu'il puisse y ressembler. Un centre de documentation peut être un organisme distinct mais est souvent un service au sein d'une entreprise, d'une administration ».
C’est le cas du centre dans lequel j’ai effectué mon stage puisqu’il s’agit d’un service interne à la région. A la Région PACA, les « besoins spécifiques » dépendent des domaines d’activités des agents. Il a aussi des services de formations et d’information auprès de la collectivité et pas seulement aux agents même si ces derniers sont les seuls à pouvoir emprunter des documents, ce qui fait la spécificité du centre de documentation.
Ainsi le métier des professionnels de l’information, des documentalistes et aides documentalistes du centre d’information est en effet de mettre à disposition des agents, des élus, mais aussi des externes à la région les informations qu’ils ont récoltés.
Les spécificités du centre de documentation font ce qui fait son intérêt. C’est là d’où vient ma problématique : quelle sont les spécificités de ce centre de documentation par rapport aux autres centres, où par rapport aux bibliothèques et archives ?
Pour répondre à cette question, nous présenterons d’abord, dans une première partie, l’institution régionale et le service documentaire.
I. Présentation de l’institution régionale et du service documentaire
111 la Région PACA, ses compétences (formation, transports régionaux, aménagement, économie).
La grande réforme décentralisatrice date de 1982.
La loi du 2 mars, crée un transfert de pouvoirs aux collectivités locales, en particulier aux régions. Ces régions, simples établissements publics à compétences d’attribution depuis la loi du 5 juillet 1972, vont bénéficier d’un transfert de l’exécutif aux mains du président du conseil régional. Elles ne deviendront collectivités locales à part entière, qu’au soir du 16 avril 1986 à l’occasion de la première élection au suffrage universel des conseillers régionaux.
De sa vocation économique originelle, la région a conservé la présence, aux côtés du conseil régional, organe délibératif, d’une structure consultative :
Le comité économique et social régional devenu depuis le conseil économique et social régional.
La nécessité s’est faite jour, pour la région, d’étoffer ses services, voir de les créer, afin d’assumer à la fois ses pouvoirs et ses compétences comme formation professionnelle continue et d’apprentissage, d’aides économiques, d’environnement et de culture, d’aménagement du territoire, de transport, d’urbanisme…..
Les transferts de compétences n’ont pas tous lieu en 1982 ; ils se sont étalés dans le temps et accrus jusqu’à ce jour où de nouvelles compétences sont attendues dans le cadre de la loi constitutionnelle n° 2003-276 relative à l’organisation décentralisée de la République votées le 28 mars 1985.
C’est dans ce contexte que le service documentation de la région PACA a été crée.
112 Le service documentation de la Région et son Evolution.
Nous l’avons vu, selon l’Afnor, un centre de documentation est : « un organisme chargé pour des besoins spécifiques de collecter, traiter, et de diffuser des documents et des informations ». A la Région PACA, les « besoins spécifiques » dépendent des champs d’activités des agents.
Un peu d’histoire: le service documentation de la région paca a été créé en 1985 soit un an avant la création de la région en tant qu’espace démocratique. Elle faisait avant partie de l’établissement public régional (ancêtre non élu de la région). Ce service est ouvert au public à partir de 1988.
La naissance du service.
Ce service est né en 1985 de la volonté d’un membre du Cabinet du Président en exercice : Philippe Langevin. Il a eut différents noms : Service de documentation de 1985 à 1998, Service d’information documentaire de 1998 à 2010 et service documentation régionale depuis 2010.
Ses missions originelles.
A l’origine, il s’agissait de « répondre au plus vite aux besoins internes les plus urgents » à des « demandeurs identifiés : élus, conseillers du Président, services ».
Très rapidement, d’autres besoins pour d’autres publics sont apparus.
Dès les premiers mois, le service accueillait un public divers, principalement issu de l’univers scolaire, ou étudiant mais aussi des entreprises et du monde associatif.
A ce moment, la collecte de l’information interne s’est avérée indispensable, et a permis de satisfaire à l’obligation légale pour toute collectivité de communiquer ses documents administratifs (recueil des actes, budgets, etc.).
Son positionnement.
A sa création, le service fut rattaché à la Direction de l’administration générale et du personnel.
Devenues par la suite Direction des ressources humaines et de la logistique.
Ce rattachement perduré jusqu’en 1999.
A la différence des directions opérationnelles orientées vers les bénéficiaires publics ou privés des politiques régionales, ce type de direction a vocation à assurer le fonctionnement interne de l’organisation.
Le chef de service aurait souhaité être plus « proche » des instances dirigeantes, cabinet ou au moins Direction générale des services.
Pourquoi ? Une place plus « élevée » dans l’organigramme aurait valorisé, d’abord et surtout auprès du public interne, la fonction information-documentation dans sa dimension stratégique, affirmant son rôle vis-à-vis des élus et des membres du cabinet, où s’élaborent et se concrétisent les réflexions finales et d’où émanent les décisions.
Il s’agit d’une conception du métier.
Ses moyens humains.
La plupart des agents de la documentation, étaient recrutés en contrat à durée déterminée.
Ceci eut pour conséquence le départ de nombreux collègues au fil des années suite à l’échéance des contrats d’une part, d’autre part à la nature du contrat, reconductible ou non.
Il est à noter que dans cette collectivité locale, il y avait à cette époque, une minorité de fonctionnaires, soit issus de la Préfecture, soit mis à disposition par le ministère, ou encore en détachement.
En effet, la filière culturelle n’existant pas encore dans le cadre de la fonction publique territoriale, donc aucun concours ne correspondait.
Son évolution jusqu’à aujourd’hui.
Ses missions actuelles.
L’évolution des missions et les objectifs assignés au service de Documentation s’est faite lentement, par une double dynamique : par l’activité du centre en direction des services et des agents d’une part, d’autre part par la demande des usagers, aussi bien internes qu’externes, de plus en plus nombreux.
Cela s’est traduit par une consolidation de son rôle de diffusion de l’information au sein même de l’institution, mais aussi auprès des citoyens : il était devenu évident que ce service pouvait à la fois répondre à la demande d’information sur les politiques régionales mises en œuvre, et offrir un accès rapide, permanent et actualisé aux documents produits par l’institution.
Aujourd’hui, la tendance est à une ouverture plus large vers le public externe, mais de façon plus ciblée, essentiellement professionnel et local.
Une volonté qui s’est concrétisée par la création d’un poste de chargée de communication au sein du service.
Le service accueille régulièrement des documentalistes d’organismes et institutions publics (chambres de commerce et d’industrie, conseils généraux….) dans le but de constituer des réseaux pour un meilleur partage de l’information, et une mise en commun des travaux respectifs ( catalogage de revues, d’indexation géographique commune au niveau de la Région), et ce service met en place des contacts personnalisés et systématiques avec les antennes locales de la Région et les centres d’information et de documentation de nos lycées régionaux.
Son nouveau positionnement.
Après les élections régionales de 1998, la place du service dans l’organigramme du conseil régional a été modifiée. Ce service à intégré la Direction de la Communication, (tournée vers l’extérieur) : conception et organisation d’évènements, responsabilité éditoriale des plaquettes d’information grand public et des publications périodiques en particulier.
On peut donc observer, la prise de conscience de l’importance d’un système d’information dans une institution comme la Région.
La montée en puissance de la fonction d’information documentaire s’est traduite par une crise ; différents cadres du service ayant saisi la direction générale pour mettre en cause les méthodes archaïques d’organisation et de management de la hiérarchie. Ceci a entraîné après un audit (expertise externe) une réorganisation et une modernisation du fonctionnement du service.
Le recrutement du personnel s’opère sur des critères de compétences techniques et d’expérience professionnelle. Ce qui est attendu de ceux-ci (personnels), était la mise en œuvre opérationnelle du service : évaluation des besoins et des moyens matériels à acquérir, accueil du public, réflexion commune avec le chef de service portant autant sur des problèmes de structuration du fonds documentaire, comme le choix d’un thésaurus, que des questions plus concrètes comme l’aménagement des locaux.
L’année 1992, une année importante pour ce service, deux déménagements et ce service se voit allouer des locaux très spacieux (plus de 500 m2), à l’occasion de l’agrandissement de l’Hôtel de région.
Pour d’autres détails voir en annexe le document : Service de Documentation régionale : quelques repères.
Présentation du service.
Quand on entre dans ce service commun de documentation, on peut voir qu’il est composé d’une partie publique et d’une partie privée.
1. La partie publique est composée de :
-Accueil physique et téléphonique (et par mail). Ou il y a notamment les journaux du jour.
- un espace de documents périodiques qui restent une durée limitée selon l’intérêt du périodique.
- espace des bulletins de la région dit fond institutionnel, que comprend t’il ? Il s’agit de tout ce que le conseil régional édite depuis 1974.
– espace de préparation de concours. Avec un plan de classement par spécificité et classé de façon alphabétique.
- il y a aussi un espace plus petit de documentations d’ouvrages.
2. La partie privée est composée de :
- Un stock de plaquettes (publicité et communication de la région)
- Un stock administratif : il s’agit des lois votées durant la dernière mandature.
- Des vieux dossiers : stockage et archives internes.
- Des extraits du journal officiel qui se trouve à part mais aujourd’hui ou bientôt ils ne seront plus abonnés.
- Se trouvent aussi tous les journaux, sauf ceux du jour, qui se trouvent à l’accueil. Les journaux seront gardés que trois mois, car l’institut EUROPRESS auquel ils sont inscrits, permet de les consulter en ligne.
- Les bureaux du personnel.
Mon bureau :
La place du Service de Documentation Régional (SDR) dans l’Organigramme de la Région.
Le service est placé depuis 2011 au sein de la Direction de la Prospective, des Etudes et de la Démocratie de Prospective. (DEDP).
La DEDP coiffe quatre services:
1) La Mission du schéma Régional d’Aménagement durable du Territoire. (SRADT)
2) Le Service Etudes, Observation et Prospective. (SEOP)
3) Le Service Analyse Spatiale. (SAS)
4) Le Service de Documentation Régionale. (SDR)
Le Service de Documentation Régional (SDR) est composé de dix huit agents, il est dirigé par Madame Fabienne Singer (voir l’organigramme du service documentation en annexe).
La Direction de la Prospective, des Etudes et de la Démocratie de Proximité. (DPEDP)
C’est une des trois directions du Pole « de Développement soutenable et Stratégies Territoriales » dirigé par la Directrice Générale Adjointe : Madame Alix Roche.
Cette Direction Générale Adjointe est une des cinq directions générales adjointes (DGA) sous l’autorité du Directeur Général des Services (DGS).
Le Directeur Général des Services (DGS) est : Monsieur Didier Lauga.
Le Directeur de Cabinet (DIRCAB) est Monsieur José Mattei.